新型コロナウイルス感染症拡大の影響や、働き方改革を背景に企業のリモートワークが浸透し、これまでとは違ったコミュニケーションの仕方が必要となってきました。社内外に関わらず、これまでビジネス上の連絡方法はメールや電話でのやり取りが一般的でしたが、ここ数年でタイムリーにコミュニケーションが取れるビジネスチャットを本格的に導入する企業が増えているのではないでしょうか。
今回はビジネスチャットでコミュニケーションを取る際に、秘書として知っておくべきポイントをお伝えします。
昨年、ある秘書研修会で邦人企業のトップの方より「ボスが期待する秘書の役割」と題する素晴らしい講演を聴く機会がありました。最も印象的だったのは
ボスと秘書の共有すべき姿とは「共に闘う」ことである
という言葉でした。グローバル化が急激に進む現代において ”秘書はボスにとって同じ目標をもつビジネスパートナー“ と位置付けられ、秘書への奥深い提言をいただきました。その会場には当該秘書の方は同席されていませんでしたが、ボス側からこの言葉を投げかけられることは、ひとえに秘書冥利に尽きることと拝察し感銘を受けました。
昨秋あたりから日経新聞などに “つながらない権利” というテーマの記事が増えてきました。テレワークの普及で勤務時間に関する感覚が変化し、休日や夜中にメールやSNSで連絡を取るケースが増えてきたため、就業時間外の会社からの連絡を中止する、または受信者が対応しない権利です。フランスやメキシコでは既に法律で禁止されており、欧州が先行して指針化や制度化に着手している国が増えています。
この記事を読んだ日本の経営者の中には、国内でも法制化などが進む可能性を感じ、自社でも取り組もうと検討を始めたところもあると思います。ただし、経営者は実質２４時間３６５日勤務なので自分の秘書だけは例外・・・と考えている人もいるかもしれませんが。秘書にも当然、つながらない権利があり、相応な検討を踏まえて法制化されることを期待します。
しかし、私の秘書時代を思い出すと、当時は休日でも社長からの連絡を受ける状態でした。休日ゴルフの最中に社長からの携帯電話が鳴ると、煩わしいと思うこともありましたが、何か困ったことが起きたのではと心配の方が先に立ち対応しました。要件は翌日の会議の確認など些細なことも多かったのですが、私にとっては必要とされている実感が煩わしさよりも勝っていたように思います。
2021年９月にデジタル庁が新たに発足し、遅れていた官公庁のデジタル化、オンライン化が本格的に進みはじめました。新型コロナウイルス感染症拡大の影響により、対面での会議が制限されるなか、昨年急速に利用が進んだものの一つに、オンライン会議があります。オンライン会議は場所を選ばずに開催でき、移動にかかる時間やコストを削減できるなど多くのメリットもありますが、対面で顔を合わせられないことにより、秘書は今までとは違ったアクションで上司をサポートしなければなりません。今回はオンライン会議の気遣いとして、すぐにでも実践できることをポイントとして３つお伝えしたいと思います。
「働き方改革」が実施され始め久しいとはいえ、近年これほどのスピードで秘書がテレワークを活用して上司のサポートを行う業態が常態化するとは想像し得ませんでした。 まさしくコロナ禍における業務改革の功罪と言えましょう。
２０２１年７月８日、この日は秘書にとって今年の中では特別な日だった方が多かったかもしれません。今回のオリンピックの無観客ルールが正式に発表されたからです。コロナ禍前を含む数年、準備していたオリンピック対応のかなりの部分が無くなったと決まったのです。翌日の９日夕方、私が進行係を務める秘書管理職フォーラムが行われ、オンラインなどで参加したたくさんの秘書管理職の何人もが、無観客を受けて、前日からフォーラムの参加直前までに、自社の役員が招待を受けていた先からの無観客化によるキャンセルの連絡応対や、オリンピックパートナーとして招待をしていた先への連絡などで、大変な忙しさだったと語りました。このようにイベントが実行される時だけでなく、中止や変更になる時こそ、秘書はその対応スキルが求められます。
