AI-OCR導入までの流れを事前に把握しておく
AI-OCRの導入を検討する際、「問い合わせをしてから、実際に使い始めるまでどれくらいの期間・ステップがかかるのか」がイメージできず、社内での計画が立てづらいという声をよく聞きます。この記事では、AI-OCR導入までの一般的な流れを整理します。なお、具体的な期間や手順は各サービス・契約内容によって異なるため、実際の検討時は問い合わせ先に個別に確認することをおすすめします。比較検討の段階から知りたい方は「AI-OCR完全ガイド｜選び方・比較・料金から導入までまるごと解説」もあわせてご覧ください。
ステップ1: 情報収集・問い合わせ
まずは、自社が扱う帳票の種類や処理件数を整理したうえで、サービス提供元に問い合わせを行います。この段階で、自社の帳票がAI-OCRの対応範囲に含まれるか、料金プランの目安などを確認します。
ステップ2: 個別相談・トライアルの検討
多くのAI-OCRサービスでは、本契約の前に、実際の帳票を使った精度検証や運用イメージのすり合わせを行う機会が用意されています。CACの「AI-OCRサービス」の場合、1ヶ月間の無料トライアルをご用意しており、Starterプランと同等の機能をお試しいただけます。トライアルは、お客様の対象業務・帳票の状況をヒアリングさせていただいたうえで、当社サービスで対応可能と判断した場合にご案内しています。この段階で、自社の帳票を使ってどの程度の精度で読み取れるか、実際の運用フローに当てはめて問題がないかを確認します。
トライアルの具体的な内容(検証できる帳票数など)はサービスによって異なるため、問い合わせの際に確認するのが確実です。
ステップ3: 読み取り設定・運用ルールの確定
対応する帳票の種類、読み取りたい項目、確認・承認の運用ルールなど、実際の利用条件を確定させます。入社手続きの誓約書・身分証・住民票のように、1つの手続きで複数種類の帳票をセットで扱う業務であれば、業務単位でまとめて設定できるかどうかもこの段階で確認しておくとよいでしょう。
ステップ4: 契約
利用条件・料金プランが固まったら契約に進みます。CACの「AI-OCRサービス」の場合、契約期間は1年単位となっており、契約は原則として自動更新となります。支払い方法として月々払い・まとめて払い(年払い)から選択でき、Starterプラン以外のプランでは、まとめて払いを選ぶと月々払いよりも割安になります(Starterプランはまとめて払いを選んでも料金は変わりませんが、1日あたりの利用上限が拡大します)。料金・契約条件の詳細はお問い合わせください。
ステップ5: 本稼働・運用開始
契約後、実際の業務に組み込んで運用を開始します。運用開始後も、読み取り確度の低い項目を優先的にチェックする、確認・承認のワークフローを回すといった日々の運用が始まります。運用状況を見ながら、対象帳票や利用範囲を段階的に広げていくケースも多くあります。
導入をスムーズに進めるためのポイント
- 自社の帳票の種類・処理件数を事前に整理しておく
- トライアルの段階で、実際の帳票を使った精度検証を必ず行う
- 確認・承認の運用ルールを、現場の運用と照らし合わせて具体的に決めておく
これらを事前に準備しておくことで、問い合わせから契約・本稼働までの流れをスムーズに進めやすくなります。
※本記事に記載の料金・契約条件は掲載時点のものであり、変更される場合があります。最新の料金はサービスサイトの料金ページをご覧ください。料金・契約条件の詳細はお問い合わせください。